Hay momentos donde se requiere de una empresa de transporte, aquí le daremos consejos para elegir la mejor opción.

 

La contratación de servicios de transporte es un proceso difícil y laborioso. Un logista competente debe saber cómo elegir una empresa de transporte con un alto nivel de servicio y un precio adecuado. Pero hay muchas trampas en este proceso y aprender de los errores puede resultar en pérdidas significativas para quien elige mal.

 

En este artículo, proporcionaremos consejos útiles sobre cómo elegir una empresa de transporte y evaluar su eficacia.

 

¿Por dónde empezar?

 

Antes de elegir una empresa de transporte, debe determinar qué tareas resolverá. La tarea principal de esta etapa es encontrar un término medio entre el número de empresas de transporte y el volumen del presupuesto. En otras palabras, cree un grupo adecuado de transportistas y no gaste demasiado dinero.

 

Formule su estrategia respondiendo tres preguntas básicas:

 

¿Qué tipo de transporte utilizará?

 

¿Con cuántas empresas de transporte está dispuesto a trabajar? (tenga en cuenta que para cada transportista debe encontrar un reemplazo en caso de una situación imprevista);

 

¿Cuál es el presupuesto logístico?

Tenga en cuenta que estos parámetros pueden cambiar con el tiempo.

 

Dependiendo del conjunto de tareas, quedará claro si debe recurrir a una empresa de transporte de base amplia o buscar una solución más especializada: por ejemplo, un contratista para el transporte de un grupo de empresarios con estricto cumplimiento de las condiciones de horarios o empresas que trabajan con grupos de empleados de servicios, que deben estar un dia y una hora determinada en alguna otra localidad.

 

Vale la pena señalar que las empresas de transporte se dividen en dos categorías: transportistas y transitarios.

 

Los transportistas son los ejecutores reales de la orden utilizando sus propios recursos. Muy a menudo, ofrecen a los clientes precios más bajos, pero principalmente estas empresas se dedican a tipos de transporte de perfil estrecho. Si la empresa es muy pequeña, a menudo no puede proporcionar un alto nivel de servicio.

 

Los transitarios son empresas que contratan transportistas como subcontratistas. Esta opción suele ser más cara, pero flexible y prometedora de un servicio superior, es apta para pequeñas empresas que no tienen suficiente experiencia en vehículos de traslado de personas. Al mismo tiempo, es más difícil administrar el transporte con transportistas externos,  ya que aparece un eslabón adicional en la cadena de suministro.

 

Por lo tanto, si el transportista no es un profesional en su campo, esto puede generar problemas.

 

Con quién trabajar es una cuestión individual. Preste atención tanto a los grandes transportistas como a los grandes transitarios, según el perfil de su empresa,

 

¿Qué licitaciones hay?

 

A veces, pueden encontrar un transportista adecuado por recomendación de colegas, amigos o en varios eventos dedicados a la logística: seminarios, conferencias, foros, exposiciones, etc. Sin embargo, la forma más común es anunciar una licitación.

 

La licitación es la principal forma de elegir una empresa de transporte. Permite comprender qué posición ocupa la empresa encargada del pedido en el mercado, comparar empresas por el nivel de servicio y reducir las tarifas de transporte inicialmente ofrecidas por los proveedores.

 

Es mejor realizar licitaciones con un gran volumen de tráfico y grandes presupuestos. La frecuencia varía según el tamaño y el tipo de negocio de la empresa, pero el promedio es aproximadamente una vez al año o dos años.

 

Además, la licitación puede ser abierta o cerrada. Todas las empresas de transporte que han respondido a la oferta participan en una licitación abierta. Para una licitación cerrada, el cliente selecciona él mismo a los participantes.

 

¿Cómo prepararse para la licitación?

 

En primer lugar, redacte un contrato con todas las condiciones que le serán de aplicación al proveedor. Cualquier gran empresa tiene una plantilla de contrato según la cual trabajan con empresas de transporte. Esté preparado para que los contratistas impugnen los términos para eximirse de la responsabilidad del envío o para imponer su propia redacción.

 

Al discutir los términos del contrato, confíe en la línea de base: un conjunto de datos sobre envíos realizados anteriormente durante un período determinado (la mayoría de las veces este es el año pasado). Entre los datos más necesarios:

 

  • Tipos de vehículos;
  • Fecha del servicio;
  • Número de servicios;
  • Volumen de los servicios  (por ejemplo, en grupos mayores de 6 o una sola persona);
  • Direcciones;
  • Costos.

 

Si estamos hablando de una licitación para un proyecto o para un volumen determinado de viajes de personas, entonces una línea de base con datos sobre el volumen (pero sin datos sobre el precio) ayudará a la empresa de transporte a comprender mejor con qué vale la pena contar.

 

Las asignaciones de licitación se adjuntan al contrato. A diferencia de un contrato, que utiliza un lenguaje legal complejo, la asignación de licitación es necesaria para explicar de manera más concisa y clara los términos de cooperación al contratista.

 

Luego cree una tarjeta de puntuación. Será útil comparar a los postores entre sí y finalmente determinar al ganador. Además del costo de los servicios, recomendamos comparar las empresas de transporte según los siguientes criterios:

 

Experiencia y recursos: asegurarse de que el transportista ya haya trabajado con la necesidad de transporte de la empresa, y también poseer una flota del volumen requerido y trabajar con conductores calificados.

 

¿Cómo evaluar la eficiencia de una empresa de transporte?

 

Es extremadamente raro que una empresa cambie por completo la composición de los transportistas como resultado de una licitación. La mayoría de las veces, debe cambiar gradualmente a nuevas empresas de transporte, rastreando su eficiencia e impacto en los KPI de la logística del transporte .

 

Al comparar los costos de transporte en diferentes períodos, se debe tener en cuenta si los insumos han cambiado (por ejemplo, tarifas o lógica de impuestos como peajes). Para diferentes direcciones, debe realizar el modelado.

 

El modelado se basa en una línea de base. Compare con él las condiciones que le ofrecieron las empresas de transporte participantes en la licitación. Recibirá información sobre el componente inflacionario que debe presupuestar para el próximo período.

 

Este enfoque le permite elaborar el presupuesto con más detalle en varias áreas. Por ejemplo, si, con un nuevo contratista, el transporte de Bogotá a el Meta  aumentará de precio varias veces, pero al mismo tiempo, los productos rara vez se envían en esta dirección, esto no tendrá un impacto significativo en el presupuesto.

 

Es conveniente monitorear los indicadores utilizando un TMS de alta calidad, especialmente si el sistema almacena datos en la nube y permite brindar acceso a ellos a todos los participantes en la cadena de suministro.

 

Para transporte de pasajeros 

 

A la hora de organizar un evento corporativo o una excursión, no se puede prescindir de alquilar un vehículo. Esta es una tarea fácil, lo principal es elegir la empresa de transporte adecuada. Desafortunadamente, no todas las organizaciones pueden brindar un servicio de alta calidad, por lo que la elección de un transportista debe abordarse de manera responsable. 

 

En primer lugar, debe determinar qué vehículo es el más adecuado para su caso. Si es necesario asegurar el transporte de un gran número de personas, no tiene sentido alquilar un vehículo pequeño  por su escasa capacidad. La mejor opción es alquilar autobuses o microbuses. 

 

La mayoría de los clientes prefieren los minibuses. Son más maniobrables, por lo que son adecuados para excursiones por la ciudad y para viajes al campo. Al mismo tiempo, el costo de alquilar un minibús es menor que el de un autobús regular.

 

Una vez que haya decidido el tipo de vehículo, debe buscar una empresa que brinde servicios de transporte. Puede encontrar una empresa de transporte adecuada en línea. Asegúrese de preguntar si la empresa tiene su propia flota de vehículos y también lea las opiniones de los clientes sobre su trabajo y la calidad del servicio.

 

Si la organización que ha evaluado no es un transportista, sino un despachador, es decir, no tiene su propia flota de vehículos, es mejor no utilizar sus servicios: dicha empresa no puede brindar ninguna garantía de servicio de alta calidad, ya que se trata de empleados y transporte de otras empresas.

 

Una vez que haya encontrado un transportista adecuado, asegúrese de verificar qué modelos de microbús se utilizan para el servicio al cliente. La comodidad y seguridad de los pasajeros dependen directamente de la condición técnica del transporte, así que elija modelos de vehículos modernos.

 

Por regla general, estos vehículos están disponibles para empresas que llevan mucho tiempo trabajando en el mercado de los servicios de transporte y valoran su reputación. En la mayoría de los casos, no solo se puede alquilar un vehículo, sino también contratar a un conductor profesional. Lo más óptimo es utilizar los servicios de conductores cuya experiencia de conducción sin accidentes sea de 5 años o más.

 

La empresa de transporte ABBA Transfer le ofrece sus servicios para el alquiler de autobuses y minibuses en Colombia. 

 

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